開會佔了工作大部分時間，會後還要花心力整理冗長的會議記錄（Minutes）？你是否也對此感到煩厭？其實，掌握重點整理技巧，再配合現時流行的AI會議記錄工具，就可以告別OT，大幅提升工作效率！
本文將為你提供一份「會議記錄懶人包」，從寫作技巧到AI工具推薦，助你輕鬆完成高質素的會議摘要。這篇文章將帶你從頭到尾搞懂：
本文目錄
何謂會議摘要 (Meeting Summary)？為何它如此重要？
會議摘要（或稱撮要），是指將會議的核心內容，包括決議事項 (Decisions)、行動項目 (Action Items) 及重要討論 (Key Discussions)，用精簡的文字歸納出來的文件。一份好的摘要不僅是記錄，更是確保團隊成員理解一致、跟進工作進度的重要依據。它能幫助缺席者快速掌握會議情況，也方便與會者日後回顧。
最近超紅的 AI 摘要工具有哪些？
這幾年 AI 技術大爆發，也出現很多超方便的 AI 筆記或摘要工具。從大家熟知的 ChatGPT，到專門為摘要而生的 App 或硬體設備，選擇越來越多。這些工具能幫我們快速處理大量文字，真的省下超多時間！
不過也要記得，AI 畢竟不是人腦，有時候可能會誤解語氣或上下文。所以，最好的方式是讓 AI 當你的「隊友」，產出初稿後，自己再花點時間檢查、微調，這樣就能又快又準確！
邊4類人最需要學識寫摘要？即睇你係咪其中之一！
學識寫摘要，無論在職場還是校園，都能讓你事半功倍。以下這4類人，這項技能更是不可或缺：
💼 1. 職場上班族：快速完成會議記錄 (Minutes) 與客戶訪談重點
在香港這個講求效率的商業環境，冗長的會議後，一份清晰的會議記錄至關重要。一份高質素的摘要，能確保所有與會者及持份者 (stakeholders) 對會議結論有一致的理解，方便日後跟進。
重點整理：
撰寫會議摘要時，必須清晰列明決議事項 (Decisions)、待辦事項 (Action Items) 及下次會議的跟進計劃。
理解意圖：
與其逐字記錄，更重要的是理解發言者背後的目的與論點，並將其精準地反映在摘要中。
🎓 2. 在校學生：高效溫習課堂內容、重溫講座精華
摘要技巧對學習同樣重要。無論是大學Lecture，還是持續進修的專業課程，面對大量資料時，懂得製作摘要能大大提升學習成效。
系統整理：
有系統地整理教授或講師強調的重點、圖表內容，以及問答（Q&A）環節的精華，是提升成績的關鍵。
融會貫通：
摘要技巧不只應用於單一課堂，更能助你將整個學期的知識融會貫通，整理成有系統的溫習筆記。
📚 3. 研究生／學者：精讀學術文獻與厚重專書
為學術論文及專書製作摘要（或稱撮要），是進行研究與自學的基本功。對於研究人員來說，準確摘取文獻重點，並應用於自己的研究上，是日常工作的一部分。
結構分析：
為論文撰寫撮要時，必須清晰區分其研究目的、方法、結果與結論。若能同時記下文獻與自己研究主題的關聯，以及未來可應用的方向，摘要的價值就更高。
掌握核心：
閱讀專書時，摘要能助你快速掌握作者的核心論點與整體想傳達的資料。
✍️ 4. 內容創作者／報告撰寫人：有力地引用佐證、強化論點
在學術或商業報告寫作中，經常需要引用現有研究或文獻，並將其摘要融入自己的論證之中。此時的摘要不僅是資料整理，更是用來支撐自己論點的理據。
準確引用：
引用參考資料時，必須準確理解原文，並清晰說明它與自己論點的關係。
客觀分析：
整合不同文獻的觀點時，必須準確掌握原文重點，並將其與自己的觀點分析清晰區分，切忌曲解原文主旨。
告別流水帳！4大技巧寫出專業級會議摘要
要寫出專業、清晰的會議記錄，切忌逐字記錄。你只需要掌握以下4個要點：
步驟 ①：先看整體架構，不要一頭栽進去
動筆前，先清晰了解會議的目標。是決策會議、腦力激盪還是進度匯報？圍繞議程（Agenda）來捕捉重點，能讓你的記錄更有條理，不會偏離主題。
步驟 ②：會中記錄：專注捕捉「關鍵資訊」
會議進行時，集中精神聆聽並記錄以下三類資訊：
- 最終決定：會議達成了什麼共識或決策？
- 行動計劃：誰（Who）需要在何時（When）完成什麼事（What）？
- 關鍵意見：各方提出的重要觀點或反對意見，特別是影響決策的論點。
步驟 ③：會後整理：採用標準化格式
使用統一格式，方便閱讀和存檔。一份專業的會議記錄應包含：
- 會議主題、日期、時間、地點
- 與會者及缺席者名單
- 決議事項 (分點列明)
- 行動項目列表 (包含負責人及死線)
步驟 ④：精簡文字與及時發送
精簡文字：確保內容清晰、客觀
用簡潔、明確的語句撰寫，避免使用「可能」、「大概」等模棱兩可的詞彙。例如，將「大部分人同意」改為「在場10人中有8人投票贊成」。同時，切勿加入個人主觀意見或情緒化字眼，保持記錄的客觀性。
及時發送：確保資訊同步
會議結束後，應盡快（建議24小時內）整理好記錄並發送給所有相關人員。這樣能確保大家對會議內容的記憶猶新，若有錯漏也能及時修正。
效率革命：善用Plaud Note，告別手寫Minutes
近年AI技術發展迅速，市面上出現不少能將錄音自動轉為逐字稿，並生成摘要的工具，成為上班族的恩物。其中，Plaud Note 是一款備受關注的AI錄音筆記工具。
Plaud Note 好用嗎？三大核心優勢分析
✨ 強大賣點 1：錄音結束，逐字稿、摘要即時自動生成！
Plaud Note 最核心的優勢，就是將錄音轉寫、製作摘要這兩件最耗時的工作「一條龍」全自動完成！你只需錄下會議或課堂的語音，上傳到專屬App，幾分鐘內，一份完整的逐字稿及摘要便會即時呈現眼前。以往可能要花3小時處理的工作，現在10分鐘便能輕鬆搞掂，而且準確率極高，連專業術語都能準確辨識！
✨ 強大賣點 2：內置多款實用範本，會議、訪談、課堂全適用！
Plaud Note 另一個賣點是其內置的範本功能，能靈活應對不同場合。它提供超過 2,000 款範本，讓你可按會議、訪談、課堂等不同需要，生成最合適的摘要格式。
- 會議範本：能自動整理出決議事項、討論重點及行動項目 (Action Items)。
- 課堂範本：能有系統地呈現核心概念、重點例子及問答 (Q&A) 內容。
Plaud Note 更支援自訂範本功能，讓你建立個人化的專屬範本。統一的格式令整理和分享資料變得更簡單方便，無論是商務會議、深度訪談，還是記錄課堂內容，都能靈活應用。
✨ 強大賣點 3：獨家「Ask AI」功能，猶如聘請一位私人AI助理！
Plaud Note 搭載了「Ask AI」功能，絕對是整個服務的亮點！在摘要或逐字稿生成後，你可以直接透過問答形式，讓 AI 助你即時尋找重點。
- 會議結束後，可直接問：「今次會議最重要的決議是什麼？」
- 課堂結束後，可直接問：「這個理論有哪些應用案例？」
它就像你專屬的 AI 助理，隨時能從龐大的資料中，快速篩選出你最需要的答案，讓你體驗到工作及學習效率的大幅提升！
如何使用Plaud Note快速生成會議摘要
- 錄音：使用Plaud Note裝置錄製會議。
- 同步：將錄音同步至手機App，系統會自動處理語音轉文字。
- 生成：完成後，摘要、逐字稿及心智圖便會自動生成，你可按需要編輯或分享。
總結：結合技巧與科技，提升資訊處理效率
在講求效率的香港職場，掌握摘要技巧是基本功。懂得善用AI工具，更是讓你脫穎而出的關鍵。傳統的寫作方法讓我們學會如何判斷資訊價值，而Plaud Note等AI工具則將我們從繁瑣的文書工作中解放出來。
