錄製會議看似簡單，但要取得清晰音質及可用的文字紀錄，仍需要留意幾個關鍵步驟。這篇文章整理5個步驟，協助從裝置設定到會後整理，全面提升會議記錄的效率。
步驟一：告知與會者並取得同意
錄製會議前，應先告知所有與會者，並取得在場人士同意，這是妥善記錄的第一步，亦有助減少日後爭議。若會議涉及外部客戶或合作夥伴，可在會議開始時簡單說明錄音用途。
進行錄音前，應確保符合相關法律及取得在場人士同意。
步驟二：選擇合適的錄音裝置
手機內置錄音功能適合簡單記事，但面對多人會議或需要自動轉錄的場合，具備 AI 功能的實體裝置較為合適。Plaud Note Pro 可平放於會議桌，配備 4 個 MEMS 麥克風，收音距離可達 5 米，適合捕捉多位發言者的內容。
步驟三：正確擺放裝置位置
裝置與發言者的距離越平均，收音效果越理想。將裝置放置於會議桌中央，而非邊緣位置，有助平衡不同座位發言者的音量。若為視像會議，裝置亦可放置於電腦咪高峰旁，同步捕捉現場及網上參與者的聲音。
步驟四：開始錄音並專注參與討論
輕觸裝置即可開始錄音，過程毋須額外操作。與會者可專注參與討論，毋須分心做筆記，會議結束後裝置會自動停止或由用家手動結束錄音。
步驟五：同步及查閱逐字稿與摘要
會議結束後，將裝置同步至 Plaud App，Plaud Intelligence 會自動生成帶有發言者標籤的逐字稿及重點摘要，列明決議及待辦事項。內容可直接複製至會議記錄範本或跟進郵件，省卻重新整理的時間。
常見問題
錄製會議是否需要事先取得所有人同意？
錄音的合法性因地區而異，部分地方要求單方同意即可，部分則需要在場所有人士同意。建議在會議開始前簡單說明錄音用途，以減少日後爭議。
錄音裝置能否同時處理視像會議及面對面討論？
Plaud Note Pro 具備智慧雙模式錄音，可在通話及面對面會議之間自動切換，適合同時需要處理兩種場合的專業人士。
會議結束後多久可以取得逐字稿？
同步至 Plaud App 後，轉錄及摘要一般在數分鐘內完成，實際時間視乎會議長度及網絡連線狀況而定。
沒有網絡連線時可以錄製會議嗎？
可以。裝置會將錄音本機儲存，不需連線即可錄音；轉錄及摘要功能則需要在裝置同步至 Plaud App 時，透過 Wi-Fi 或藍牙連線處理。
總結
錄製會議的關鍵在於事前準備及裝置擺放位置。從告知與會者、選擇合適裝置，到正確擺放位置及會後查閱逐字稿，跟隨以上5個步驟，可大幅提升會議記錄的完整度及可用性。
