不過，傳統的會議紀錄方式效率偏低，難以捕捉所有細節，甚至可能因人為疏忽而出錯。幸而，最新一代的AI工具可自動完成錄音、轉寫及摘要，大幅節省人力，讓你專注於會議討論，有效提升工作效率。
本文將從基本的轉寫技巧，到最新AI工具的應用，深入淺出地講解如何高效而精準地編寫會議紀錄。如果你正為會議紀錄所困，本文絕對能為你提供實用的解決方案。
會議紀錄的重要性
會議紀錄不僅是團隊內部資料共享的工具，更是確保團隊協作順暢、追蹤進度的關鍵。對於未有與會的同事，會議紀錄能讓他們準確掌握討論內容與決策；在跨部門協作日漸普及的今天，會議紀錄的重要性更是毋庸置疑。
此外，會議紀錄在厘清責任方面扮演重要角色。透過清晰記錄「誰」、「何時」需要「完成甚麼」，能有效預防日後的誤會與爭議。
尤其在合約洽談或重大決策場合，會議紀錄更具法律憑證價值，例如董事會或股東會等重要會議，法規甚至強制規定必須製作會議紀錄。
高效撰寫會議紀錄的5大步驟
撰寫會議紀錄並非單純地紀錄發言，事先做好準備是撰寫成功的關鍵。
以下將詳細介紹高效撰寫會議紀錄的五個實用步驟：
事前掌握會議內容與目標
在會議開始前，務必仔細閱讀會議議程與相關文件，了解會議的討論重點與預期決策。例如，如果是新產品企劃會議，重點很可能圍繞產品概念、目標客群、定價和銷售策略等。
掌握這些背景資料，有助於你在會議期間判斷哪些內容需要被記錄。
此外，也應了解與會者的職級與專長，有助你判斷發言內容的重要性，例如，市場部經理的意見可能涵蓋市場趨勢，而技術人員的發言則可能涉及技術實現的可行性。
預設簡單的筆記框架
為提升效率，建議事先準備好會議紀錄範本。一份實用的會議紀錄框架通常包含以下要素：
- 會議基本資料（日期、地點、與會議參與者）
- 討論議題列表
- 各議題討論摘要
- 決策事項
- 待處理與後續討論事項
- 行動項目（負責人、限期）
- 下次會議安排
預先設定框架，能讓你只需依序填寫資料，大幅提升撰寫效率。
會議中專注筆錄重點
準確完整的筆記是撰寫高質素會議紀錄的基礎。重點在於記下發言者姓名與核心發言內容，尤其涉及數字、專業名詞等關鍵資料。若有需要，可考慮使用錄音裝置，完整紀錄所有發言細節。但請注意，基於私隱與機密考量，務必事先徵得所有與會者同意。
根據筆記整理重點
從筆記中篩選會議紀錄的重點，是寫出易讀、實用會議紀錄的關鍵。通讀所有筆記，掌握會議流程與討論核心，並將發言內容歸類為以下四類：
- 重要決策： 會議最終達成的共識或方針。
- 討論核心： 促成決策的關鍵討論內容或提出的問題。
- 行動項目： 需要採取具體行動的任務。
- 參考資料： 有助於理解會議內容的背景或補充說明。
此外，在確定意見的重要性時，也應考慮發言者的立場和專業知識。來自該領域管理人員和專家的意見通常被認為更為重要。
填寫框架完成紀錄
會議結束後，應盡快整理筆記與錄音，填寫至預設的會議紀錄框架中。撰寫時不應單純按時間順序排列，而是應按議題合併整理。同時，務必明確記錄最終結論或決策，避免使用「討論中」、「持續審議」等含糊措辭，應使用「市場部門需在下次會議前提交競爭對手分析報告」等具體描述。
撰寫會議紀錄的3大要點
除了撰寫步驟，掌握以下三個要點，能讓你的會議紀錄更具專業水準。
因根據會議類型調整內容
會議紀錄的內容應根據會議的層級與用途作調整。例如，董事會等涉及法律責任的重要會議，紀錄需極度詳細；而日常的部門會議，紀錄則應以簡潔實用為主。此外，若會議紀錄會發布予外部人員，應採用正式、禮貌的文體，並注意內容的保密性。
整理會議紀錄的重點元素
一份高質素的會議紀錄應包含以下核心要素：
- 議題： 清晰列出會議討論的主題。例如：「關於新產品A的定價與銷售策略」。
- 決策事項： 明確標示最終決策與原因。例如：「決定新產品A的售價為港幣$2,980，採取市場滲透策略以搶佔市場佔有率。」
- 行動項目： 詳細記錄行動任務、負責人與限期。「田經理需於2025年7月15日前完成競爭對手分析報告，並於下次會議匯報。」
整理這些重點時，務必確保與會者能一目了然地看到自己的責任與任務。
內容精簡、資料完整
撰寫會議紀錄時，應避免冗長，專注於核心討論，省略發言者的個人感受或閒聊。即使某些重要的反對意見最終未被採納，仍應予以記錄。此外，若使用專業術語或縮寫，應在首次出現時加以解釋，確保所有讀者都能理解。
AI工具如何提升會議紀錄效率？
隨着AI技術的成熟，市面上出現許多高效的會議紀錄工具。善用這些工具，能將大量重複性工作自動化，讓你將精力集中在更高價值的事務上。
自動轉寫與智慧摘要
許多AI工具搭載語音辨識技術，可將語音自動轉寫為文字，大幅節省傳統手動轉寫時間。這些工具通常具備說話者辨識功能，能將發言內容歸類為不同發言人。部分工具更配備智慧摘要功能，能從冗長的會議中自動擷取並整理出重要重點，讓你快速掌握核心資料。
更專注於會議討論
將紀錄工作交給AI後，你將能更積極地參與會議討論。傳統模式下，為了不錯過任何重點，你必須全神貫注地筆記，難以主動發言。AI工具的介入，讓你能在適當的時機提出問題、發表意見，讓會議更具建設性。
準確性高、效率更快
人工撰寫會議紀錄，難免會因聽錯或漏寫而出現錯誤。尤其在多人同時發言或使用大量專業術語時，要準確記錄極為困難。AI工具能同時處理多個語音源，準確轉寫，並且對專有名詞與數字有更高的辨識度。即使會議時間冗長，AI也能保持一致的準確度，確保紀錄品質。
PLAUD NOTE 是一款用於會議記錄的 AI 工具
若要建立會議記錄，我們建議使用PLAUD NOTE，一款 AI 錄音工具。
在本章中，我們將介紹 PLAUD NOTE 的一些吸引力和優勢。
錄音、轉寫和摘要均可用
PLAUD NOTE 的獨特之處在於，它將建立會議記錄所需的所有功能整合到一個裝置中。除了傳統錄音筆的錄音功能外，它還具備利用 AI 技術實現的高精度轉寫和摘要功能。
錄音品質達到專業級，即使在大型會議室中，每個人的發言都能清楚記錄。轉寫功能還能處理方言、個人說話習慣和技術術語。
另一個優點是內建的摘要功能。 AI會自動分析錄製的音訊數據，擷取並整理重點。此功能非常適合用於匯總大量資料。
它的另一個特點是具有範本功能，可讓您產生各種用途的摘要，例如會議或講座。您也可以建立自己的自定義範本。
錄製的內容可以以多種格式分享
使用 PLAUD NOTE 建立的會議記錄可以以多種格式共用，包括 Word 文件、PDF 和文字文件，具體取決於目的。
此外，透過雲端功能，可以順利地與會議參與者及其他相關方共享會議記錄資料和會議記錄。此外，還可以設定存取權限，即使是高度機密的會議內容也能安心管理。
此外，透過與手機應用程式連接，即使在外出時也可以查看和編輯會議紀要。即使需要緊急更正，也能即時回應。
使用 Ask AI 功能進一步簡化您的工作
PLAUD NOTE 配備了名為「Ask AI」的功能，使用者可以向 AI 詢問有關自己創建的會議記錄的問題，這對於分析會議內容和提取資料非常有用。
例如，如果你問「這次會議決定了什麼預算？」或「下次會議之前的行動項目是什麼？」這樣的問題，AI 將分析會議記錄的內容並提供答案。
如何使用 PLAUD NOTE 建立會議記錄
PLAUD NOTE 的使用非常簡單，只需按照以下步驟即可建立會議記錄。
- 會議開始前，按下PLAUD NOTE上的錄音鈕即可開始錄音。
- 會議結束後，再次按下錄製按鈕即可停止錄製。
- 在應用程式中選擇錄音並開始轉寫。
- 轉寫完成後，點選「摘要」按鈕即可建立轉寫本。
產生的會議記錄可以在APP上查看並根據需要進行編輯。
5款熱門AI會議紀錄工具及應用程式推薦
為協助您更高效地處理日文會議紀錄，我們為您推薦5款專為日文會議紀要轉寫而設的AI產品。
這些工具各具特色，能有效提升工作效率，您可根據自身需求與預算作選擇。
除了PLAUD NOTE，市面上還有許多功能各異的AI會議紀錄工具。以下將介紹5款人氣工具，你可以根據自身需求與預算作選擇。
Notta
Notta支援粵語、英語、普通話等不同語言，適合用於跨國會議。它具備實時轉寫功能，可將發言內容即時轉換為文字。作為雲端服務，可讓多個裝置同步存取。
Notta提供月費與免費方案（每月120分鐘），性價比較高，適合個人或小型團隊使用。
AI議事録
這是一款專為日文設計的AI工具，擅長準確辨識日文的敬語與業界術語，特別適用於正式會議。它能與Zoom、Microsoft Teams等主流會議軟件整合，提供從錄音到撰寫的一站式服務。
其高度安全性，讓處理機密資料的企業也能安心使用。
スマート書記
這款AI會議紀錄輔助程式採用語音辨識技術，提供高精準度的轉寫服務。其獨特之處在於，能將圖片直接貼入會議紀錄，讓資料更視覺化。此外，它支援多人同時編輯，有助於團隊協作，縮短撰寫時間。
主要面向企業用戶，適合對精準度有較高要求的行業，如律師事務所或醫療機構。
AI議事録取れる君
這款工具以簡潔易用為賣點，無需複雜設定，只需按下錄音鍵即可使用。價格較低，適合預算有限、功能需求較基本的小型企業或初創公司。
Rimo Voice
Rimo Voice是一款專為日文設計的AI語音轉寫服務。其特色在於語音資料與文字同步，用戶點選文字即可播放對應的語音。
它支援多種文件格式，並提供高安全性的保障，適合企業或政府機關等需要處理重要資料的單位。
總結：善用工具，最大化會議價值
撰寫會議紀錄時，將事前準備、撰寫到共享的整個流程系統化至關重要。一份高質素的會議紀錄，不僅能確保資料傳遞準確，更能最大化每次會議的價值。
AI會議紀錄工具如PLAUD NOTE的出現，極大地減輕了撰寫負擔。善用這些工具，不僅能讓你更專注於會議討論，更能大幅提升會議紀錄的準確性與效率。
然而，AI工具終究只是輔助手段。撰寫會議紀錄的核心目的，是明確「誰」、「要做甚麼」、「何時完成」。除了依賴工具，我們仍需持續思考如何編寫出對讀者真正實用的會議紀錄，確保每一次的會議成果都能有效落實。
