正式會議記錄格式不應該只是一份長篇逐字稿。Otter.ai、Fireflies.ai 等軟件工具在視像會議中表現不錯，但一旦董事會會議轉為面對面形式，或合規敏感討論需要避免可見的機器人參與，這類工具便無法覆蓋。Plaud Note Pro 放在桌上即可捕捉每位參與者，並於 60 秒內提供具備發言者標籤、決策及待辦事項的結構化會議紀要。
三種即時可用的輸出內容
發言者標籤逐字稿
每一句說話都會準確記錄並歸屬至正確發言者，內容可搜尋、附時間戳記，適合合規或審查用途。
正式會議紀要
決策、待辦事項、負責人及期限會自動被提取，並透過 Plaud Intelligence 依所需的會議記錄格式整理輸出。
可直接分發的匯出檔案
完成的會議紀要可一鍵推送至 Notion、Confluence、Slack 或電郵，不需要重新排版或人手輸入。
了解基本輸出內容之後，可以進一步認識裝置適用的正式會議形式。
適用於各種正式會議形式
Plaud Note Pro 適用於面對面董事會會議、客戶啟動會議、法律及合規審查會議，亦涵蓋 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 等視像會議平台，以及領導層例會，不需要安裝任何外掛程式或機器人。裝置放在桌上或連接電話即可運作，不會出現在任何會議參與者名單中。
掌握適用形式之後，可以檢視 Plaud Note Pro 是否切合實際會議紀要工作流程。
Plaud Note Pro 是否適合你的會議紀要工作流程
董事會會議、客戶啟動會議、法律或合規敏感會議，以及領導層例會，均需要一份能夠交代每項決策及負責人的紀要，並可供日後審查。Plaud Note Pro 捕捉整場會議，並自動生成格式化紀要，內容依發言者、決策及待辦事項整理，準備好分發時會議室通常尚未散場。
董事會或管治會議記錄
每項決策及待辦事項均須準確歸屬。Plaud Note Pro 捕捉整場會議，並透過 Plaud Intelligence 提取決策、負責人及期限，輸出內容會依機構所需的會議記錄格式整理。
客戶啟動會議
需要在匯報通話結束前備妥正式紀錄。Plaud Note Pro 於 60 秒內提供附發言者標籤的紀要，不需要在分發前額外排版。
法律及合規敏感會議
機器人出現在參與者名單中，可能構成合規顧慮。Plaud Note Pro 不會加入任何會議，亦不會在過程中將音訊傳送至第三方伺服器，紀錄會保留在裝置本機，直至用戶選擇處理為止。
領導層例會
需要不受出席者影響的一致文件記錄。Plaud Note Pro 對每場會議均以相同方式捕捉，無論是面對面討論、電話通話或視像會議，輸出格式維持一致。
多發言者場景
發言者識別功能會自動標註每位參與者，每項決策及待辦事項均歸屬至提出的人。
多語言董事或客戶
Plaud Note Pro 支援 112 種語言轉錄，摘要會以錄音所使用的語言生成，或可依需要翻譯。
了解常見應用場景之後，接下來可以按角色分工，具體認識正式會議紀要如何融入日常工作。
不同角色的應用場景
行政助理及董事會秘書
目前需要於每次董事會會議後人手轉錄並撰寫紀要，一場三小時的會議往往需要相若時間整理文件。Plaud Note Pro 捕捉整場會議並自動生成正式紀要，內容包括發言者標籤、決策及依負責人分類的待辦事項，準備好分發時會議室通常尚未散場。
法律團隊成員及合規主任
需要每次討論的逐字紀錄作審查用途。軟件機器人於參與者名單中留下可見紀錄，可能改變出席者的發言方式，亦可能與內部錄音政策有所衝突。Plaud Note Pro 不加入任何會議，完整逐字稿會保留在本機直至處理，並以 AES-256 加密保護。
營運經理及項目負責人
連續開會令團隊無法在下一場會議前整理待辦事項，文件品質亦容易受現場專注程度影響。Plaud Note Pro 從完整錄音生成結構化待辦事項清單及決策記錄，品質不受個人專注力或記憶影響。
Plaud Note Pro 如何記錄正式會議
使用流程分為四個階段：
會議前：告知所有出席者 AI 會議記錄工具正在捕捉本次會議。將 Plaud Note Pro 放在桌上，輕按一下即可。裝置支援 50 小時電池續航，足夠應付一整週的董事會會議及領導層會議，不需要邀請任何機器人或登入平台帳戶。
會議期間：照常進行董事會會議、客戶啟動會議或領導層例會，專注於討論內容。裝置透過 4 個 MEMS 麥克風及 AI 波束成形技術捕捉每位參與者，並自動為每人標註發言者身份。
會議後：輕按停止鍵。Plaud Note Pro 提供發言者標籤逐字稿及包含決策及待辦事項的正式紀要，並依所選範本透過 Plaud Intelligence 格式化。
分享：按一下匯出鍵，紀要即可推送至 Notion、Confluence、Slack 或電郵，完整音訊仍保留在裝置本機，供日後合規或審查參考。
合規與私隱：安全記錄正式會議
會議記錄同意提醒
應於會議開始前告知所有出席者。若屬受規管行業（如法律、金融、醫療），建議先確認 AI 生成的紀錄能否符合所屬合規要求。進行錄音前，應確保符合相關法律及取得在場人士同意。Plaud 內置的提示音會在每次錄音開始時播放，協助完成通知步驟。
設計上的私隱保障
錄音會保留在裝置本機，直至用戶選擇處理為止，會議進行期間不會有音訊傳送至第三方伺服器。
加密儲存
資料在傳輸及儲存時均採用 AES-256 加密標準，會議音訊不會用作訓練 AI 模型。
合規就緒輸出
完整逐字稿可用於任何後續合規、法律或審查流程，正式紀要則依發言者、決策類型及負責人整理。
了解合規要點之後，以下整理讀者常見的實務疑問。
常見疑問
什麼是 AI 會議記錄工具？
AI 會議記錄工具會自動錄音、轉錄及摘要一場會議，讓與會者專注於討論而不需書寫筆記。較全面的工具不止於提供逐字稿，還會提取決策、待辦事項及負責人，並依所需的會議記錄格式整理輸出。Plaud Note Pro 是一款實體裝置，涵蓋面對面董事會會議、電話通話及視像會議，不需要加入任何機器人。
哪一款 AI 會議記錄工具較適合正式會議？
合適選擇取決於會議形式。若只涉及視像會議，Otter.ai、Fireflies.ai 等軟件工具已可應付。若涉及面對面董事會會議、客戶啟動會議或不適合出現機器人的合規敏感會議，Plaud Note Pro 可從一部實體裝置覆蓋所有形式，並透過 Plaud Intelligence 及 10,000 多個範本，依所需格式整理輸出。
AI 會議記錄工具是否比人手記錄更準確？
AI 會議記錄工具捕捉完整內容，不需要在聆聽及書寫之間分配注意力。人手記錄在多人同時發言或討論節奏加快時，較容易遺漏內容。Plaud Note Pro 提供附發言者標籤的逐字稿，再自動生成結構化紀要。對大部分管治、法律及營運場景而言，AI 輸出一般較為一致，亦不需要額外的會後書寫時間。
在會議中使用 AI 會議記錄工具是否合法？
應於錄音開始前告知所有出席者並取得同意。各地錄音相關法例有所不同，部分司法管轄區要求所有參與者同意方可進行錄音。Plaud 內置的提示音會在每次錄音開始時播放，協助完成通知步驟。若屬受規管行業，建議先確認 AI 生成的紀錄符合所屬合規要求，並確認符合當地法律及公司政策。
AI 會議記錄工具與視像會議機器人有何分別？
大部分 AI 會議記錄工具是以可見參與者身份加入視像會議的軟件機器人。Plaud Note Pro 則是實體硬件裝置，放在桌上或連接電話即可運作，透過 4 個 MEMS 麥克風捕捉每位參與者，不需要任何平台帳戶或機器人授權，亦不會出現在任何參與者名單中。
Plaud Note Pro 能否生成正式會議紀要？
能夠。Plaud Note Pro 透過 Plaud Intelligence 及 10,000 多個摘要範本，生成依發言者、決策及待辦事項整理的結構化會議紀要。可於處理前選擇符合會議類型的範本，紀要通常在按下停止鍵後數秒內完成，並可一鍵匯出至 Notion、Confluence、Slack 或電郵。
Plaud Note Pro 是否適用於面對面董事會會議，並非只限視像通話？
適用。Plaud Note Pro 放在桌上即可透過 4 個 MEMS 麥克風，於 5 米範圍內捕捉每位參與者，不需要機器人、平台登入或參與者名單記錄，適用於面對面董事會會議、客戶啟動會議，以及任何不適合使用軟件機器人的場景。
選擇合適裝置
不同正式會議場合適合不同裝置。經常主持董事會會議、客戶啟動會議及領導層例會，並需要正式紀要的用戶，Plaud Note Pro 提供最全面的覆蓋。需要在工作坊或實地場合免持記錄的用戶，可考慮 Plaud NotePin S；主要處理電話簡報並希望裝置輕便的用戶，可選擇 Plaud Note。
需要於工作坊或實地場合免持記錄的用戶，Plaud NotePin S 為另一選擇：
如需搭配 AI 方案使用，可考慮 AI Unlimited 年繳（HK$1,888，折算每月約 HK$157.33），或月繳 HK$228；預算較敏感的用戶可考慮 AI Pro 年繳（HK$788）。
