會議記錄結束後，仍要花時間整理決策及待辦事項，是不少團隊的日常工作。Plaud Note Pro是一部實體AI筆記工具，記錄會議內容，並透過Plaud Intelligence自動轉化為決策紀錄、待辦事項及負責人分配。放於桌上，按一下，會議結束後即可獲得團隊真正能運用的筆記。
軟件機械人會加入出席名單，一旦會議轉移至電話通話或面對面討論，便完全失效。Plaud Note Pro放於桌上，捕捉一切內容，並於60秒內提供結構化筆記。
實體AI筆記工具與軟件機械人的分別
大部分AI筆記工具，只能擷取音訊，餘下的逐字稿整理工作仍須人手完成。Plaud Note Pro則會記錄會議，並交由Plaud Intelligence處理，產出可直接使用的結構化內容。以下情況，可檢視這項分別是否切合實際團隊需要。
| 實際需要 | Plaud如何應對 | 原因 |
|---|---|---|
| 每週團隊會議需要在下個工作天前，將待辦事項及負責人分發出去，毋須人手整理 | Plaud Intelligence自動從錄音中提取決策、待辦事項及負責人，會議結束後結構化輸出即可分發 | 省卻會議後的人手整理步驟 |
| 進行一對一會議，機械人加入通話會顯得生硬或帶來壓力 | Plaud Note Pro不會出現於出席名單上，參與者只會看見桌上的裝置，而非會議中的AI名稱 | 不影響一對一會議的自然氣氛 |
| 需要專案啟動會議、檢討會議及進度檢視均保持一致的筆記質素，不論出席者是誰 | Plaud Note Pro每次均建立一份包含發言者標籤及結構化輸出的統一記錄，質素不因由誰記筆記而有所不同 | 確保筆記質素的一致性 |
| 記錄工作流程須同時涵蓋遠程通話及實體會議室 | Plaud Note Pro屬實體裝置，同時擷取視像通話及面對面討論，兩種形式均毋須軟件機械人 | 單一裝置涵蓋所有會議形式 |
| 需要不同會議類型（例行會議、檢討會議、啟動會議或一對一）分別套用合適的筆記格式 | Plaud Intelligence提供逾30款專業範本，處理前選定會議類型，輸出即按該格式整理 | 毋須自行重新整理不同會議的筆記格式 |
| 團隊使用Notion、Slack或CRM系統，需要每次會議後自動推送筆記 | Plaud Note Pro可將結構化摘要及逐字稿，一鍵匯出至Notion、Slack、CRM及Google Docs等已連接工具 | 簡化跨團隊分發流程 |
了解裝置適用情境後，可進一步參考不同崗位的實際應用需要。
因應不同崗位而設
團隊主管
痛點：連續不斷的例行會議，沒有時間在下一場會議前整理待辦事項，決策質素亦取決於誰在會議中專心聆聽。Plaud Note Pro為每場例行會議建立結構化決策紀錄及待辦事項清單，於下一節會議前已可分發給團隊，毋須人手撰寫步驟。最佳輸出：決策紀錄。
產品經理
痛點：專案啟動會議及檢討會議討論內容密集，關鍵決策及負責人分配容易在冗長逐字稿或人手撰寫的摘要中被遺漏。Plaud Intelligence使用會議類型範本，為啟動會議、檢討會議及進度檢視提取並整理輸出內容，負責人亦會從對話中自動識別。最佳輸出：待辦事項清單。
營運經理及遠程團隊成員
痛點：遠程團隊成員錯過面對面討論的背景資訊，分散各地的團隊亦需要不論會議以何種形式進行，均保持一致的記錄。Plaud Note Pro同時涵蓋視像通話、電話通話及面對面會議室，每場會議均產出相同的結構化輸出格式，遠程成員毋須出席亦能掌握完整背景。最佳輸出：可分享摘要。
如何運作
會議前：告知所有參與者，環節期間將進行AI筆記記錄。將Plaud Note Pro放於桌上或手提電腦旁，按一下即可。裝置即時啟動，50小時電池續航涵蓋整星期的會議，毋須充電，亦毋須邀請機械人或任何平台登入。進行錄音前，應確保符合相關法律及取得在場人士同意。
會議期間：如常進行每週例行會議、一對一會議、專案啟動或檢討會議。4個MEMS咪高峰捕捉房內所有聲音，發言者標籤自動為每位參與者分類，即時重點標記亦會在環節進行時標示關鍵時刻。
會議後：按一下停止，於Plaud App中選擇會議類型範本，或讓Plaud Intelligence自動判斷最合適的格式。結構化筆記隨即備妥：決策紀錄、附負責人的待辦事項，以及按會議類型整理的摘要，一般於60秒內完成。
分享：按一下匯出，筆記即可一鍵推送至Slack、Notion、CRM系統或電郵，完整逐字稿及音訊則保留於裝置，供日後合規或參考之用。
掌握語音轉文字的基本步驟後，安全及合規方面的設計，同樣值得了解。
安全記錄團隊會議
AI筆記記錄同意：應始終告知會議參與者，AI正在記錄環節內容。受規管行業應先核實所採用的AI筆記工作流程符合資料管治要求。Plaud內置的披露提示音，會於每次錄音開始時播放，自動涵蓋通知步驟。
預設保障私隱：錄音留存於裝置，直至用戶選擇處理，會議期間不會有背景上傳，亦不會將音訊傳送至第三方伺服器。
加密儲存：傳輸及靜態儲存均採用AES-256加密，會議音訊不會用於訓練AI模型。
數據處理選項：完整逐字稿可用於任何後續合規或審計工作流程，用戶可自行選擇僅作本地處理，或推送至已連接的工具。
了解範本的建立及應用方式後，其他會議記錄格式的實用做法，同樣值得參考。
參考不同筆記格式後，可回到裝置選擇本身，對照團隊實際會議模式作最終判斷。
選擇合適的裝置
若每週例行會議、一對一會議、專案啟動及檢討會議均需要結構化筆記，Plaud Note Pro是合適之選；若需要一部免提穿戴式裝置，適用於邊走邊談的會議、訪談及實地工作，Plaud NotePin S較為合適；若主要接聽客戶電話，並希望一部可貼附手機的輕便裝置，Plaud Note是務實之選。
常見問題
AI筆記記錄與人手會議記錄有何分別？人手記錄的質素，取決於書寫者當下的專注程度，速度及焦點均會有所變化，關鍵決策及待辦事項亦經常遺漏或記錄不一致。AI筆記記錄擷取完整音訊，並處理成附發言者標籤、決策及負責人分配的結構化輸出，不論出席者是誰，每場會議均產出相同質素的內容。
Plaud Intelligence的會議摘要使用哪些範本？Plaud Intelligence提供逾30款專業範本，涵蓋例行會議、一對一會議、專案啟動、檢討會議、客戶通話及銷售跟進等會議類型。處理前可選定範本，或讓Plaud Intelligence自動判斷會議類型並套用最合適的格式，輸出會按該格式整理：議程回顧、決策紀錄、待辦事項及負責人。
在會議中使用AI筆記記錄，是否需要告知參與者？應該。應始終告知參與者AI正在記錄環節內容。錄音法例因地區而異，部分地方要求所有各方同意。Plaud內置的披露提示音，會於每次錄音開始時播放，有助涵蓋通知步驟。錄音前應先核實所在地區的相關法例及公司政策。
Plaud Note Pro能否用於面對面會議，而非只限視像通話？可以。Plaud Note Pro是一部實體裝置，平放於桌上，透過4個MEMS咪高峰及AI波束成形技術，擷取5米範圍內的聲音。它同時涵蓋面對面會議室、電話通話及視像通話，並產出相同的結構化輸出。
可否將Plaud的會議筆記推送至Notion、Slack或CRM系統？可以。Plaud App可一鍵將結構化摘要及逐字稿匯出至Notion、Slack、CRM系統及Google Docs等已連接工具，毋須重新整理或人手複製貼上。
結論
對團隊而言，會議記錄的核心問題並非單純的轉錄準確度，而是逐字稿與可直接運用的內容之間的落差。一份原始逐字稿仍須人手整理成決策紀錄及待辦事項，等同只解決了一半問題。適合團隊會議的AI筆記工具，須能將完整對話，自動轉化為附負責人的結構化輸出，不論會議以何種形式進行。
實際的下一步：檢視本星期的會議組合，統計例行會議、一對一會議及專案檢討各佔多少比例，並留意目前的筆記流程在哪個環節最花時間。這項統計，將指向能填補現有工作流程缺口的工具，讓每場會議結束後，團隊都能帶著清晰的下一步離開，而非一段仍待整理的錄音。
