會議中要即時將對話轉為語音轉文字紀錄，一直依賴人手筆記或事後重聽。本文介紹實體 AI 錄音裝置 Plaud Note Pro，如何將會議室、混合會議及客戶簡報中的對話，自動轉換成逐字稿及結構化摘要，毋須任何機械人加入會議。
軟件 Bot 與實體錄音機的分別
Otter.ai、Fireflies.ai 等軟件工具，對 Zoom 或 Teams 的視像會議處理得不錯。不過，一旦對話移離螢幕，例如轉為面對面會議室討論，這類工具便一般無法覆蓋。Plaud Note Pro 屬於實體裝置，放於會議桌中央即可，4 個 MEMS 麥克風可以捕捉 5 米內每一把聲音，並於 60 秒內提供結構化會議筆記，毋須任何機械人加入與會者名單。
進行錄音前，應確保符合相關法律及取得在場人士同意。
語音轉文字之外：三種即時可用的內容
- 發言者標籤逐字稿：每一句說話均會被準確記錄並歸類至相應發言者，方便搜尋、附有時間戳記，亦可用作備份。
- AI 會議摘要：決策、承諾、待辦事項及負責人由完整錄音自動提取。
- 可分享的筆記：一鍵貼上 Notion、Slack、Google Docs 或其他工作管理工具，毋須重新輸入。
此外，Plaud Note Pro 透過 AI 語音轉文字技術，支援 112 種語言的即時轉錄，當中包括廣東話，適合香港多語言會議場景使用。
哪些工作流程最適合使用實體轉錄裝置
| 情況 | Plaud Note Pro 如何處理 |
|---|---|
| 需要面對面團隊會議的完整逐字稿，並在散會前備妥 | 4 個 MEMS 麥克風捕捉全場對話，自動生成發言者標籤逐字稿 |
| 混合會議中，遠端及會議室與會者同時參與 | 裝置記錄室內對話，配合視像平台的遠端聲音，同一裝置全部捕捉 |
| 客戶簡報或董事會議中，機械人加入與會者名單並不專業 | 裝置厚度只有 2.99 毫米，放於桌面即可，沒有機械人名稱出現於會議中 |
| 受規管行業需要驗證錄音是否符合資料保留要求 | 音訊保存於裝置本機，直至用戶選擇處理，完整逐字稿可用於合規或審計流程 |
| 與會者使用不同語言 | 支援 112 種語言的轉錄功能，並附有發言者識別 |
不同角色如何運用會議轉錄裝置
營運經理
連續會議之間，決策及待辦事項容易流失，記錄質素亦會因負責記錄的人而有落差。Plaud Note Pro 為每場會議建立一致的決策記錄，負責人自動識別，毋須依賴人手整理。
負責董事會議的行政助理
準確記錄長達數小時的董事會議相當費時，事後憑記憶及零散筆記整理成正式紀錄，需要大量時間。Plaud Note Pro 會記錄全程並生成附發言者標籤的正式紀錄，行政助理只需覆核及匯出，毋須從零開始撰寫。
合規主任及團隊主管
受規管行業需要關鍵決策的逐字稿，若依賴機械人或軟件工具，會引起資料處理及音訊路徑的疑慮。Plaud Note Pro 將音訊保存於裝置本機，直至處理為止，完整逐字稿可用於任何後續合規、法律或審計流程。
AI 錄音裝置實際運作流程
| 階段 | 需要做的事 | Plaud Note Pro 提供的內容 |
|---|---|---|
| 會議前 | 將裝置放於會議桌中央，告知全體與會者正在錄音，輕按一下開始 | 即時開始錄音，50 小時電池覆蓋整星期的全日會議，毋須邀請機械人或登入平台帳戶 |
| 會議中 | 如常進行團隊會議、客戶簡報或董事會議 | 4 個 MEMS 麥克風捕捉 5 米內每把聲音，自動識別並標籤每位發言者 |
| 會議後 | 按一下停止錄音 | 提供完整發言者標籤逐字稿、結構化摘要及待辦事項，會議室散去前已經備妥 |
| 分享 | 按一下匯出 | 筆記一鍵推送到 Notion、Slack、Google Docs 或電郵，完整錄音亦保留於裝置作參考 |
錄音與私隱：合規事項
使用實體裝置錄音前，必須先告知所有與會者。每次會議開始時，應向全體與會者說明正在錄音，受規管行業更需核實實體裝置錄音是否符合資料保留要求。錄音會保存於裝置本機，直至用戶選擇處理為止，過程中不會有背景上傳，亦不會將音訊即時傳送到第三方伺服器。傳輸及儲存過程均採用 AES-256 加密，會議音訊不會被用作訓練 AI 模型。
為何專業人士轉用實體錄音機處理會議記錄
不少用戶原本使用 Otter.ai 或 Fireflies.ai，這類工具在 Zoom 表現不俗，但一旦會議移至會議室，便普遍缺乏覆蓋，而且機械人加入與會者名單，在正式或客戶場合容易造成尷尬，按坐位收費的訂閱成本亦會隨團隊人數增加而上升。轉用 Plaud Note Pro 之後，一部裝置可以覆蓋面對面、混合及視像會議，沒有機械人加入名單，亦屬於一次性硬件購買，毋須按坐位持續付費。
哪部裝置最適合你
如主要在會議室進行面對面及混合會議，Plaud Note Pro 屬於較全面的選擇；如需要在一對一訪談或實地會議中免持記錄，可考慮 Plaud NotePin S；如主要處理電話通話，Plaud Note 亦是合適選項。
常見問題
哪種 AI 工具可以用作錄音及語音轉文字？
較全面的實體選項為 Plaud Note Pro，可由一部裝置記錄面對面、混合及電話會議，再由 Plaud Intelligence 生成發言者標籤逐字稿、結構化摘要及待辦事項。Otter.ai 或 Fireflies.ai 等軟件工具對 Zoom 及 Teams 通話表現不俗，但無法覆蓋面對面會議。
轉錄裝置與機械人有何分別？
實體裝置例如 Plaud Note Pro 放於桌面直接記錄現場音訊，不會出現於與會者名單中，而且面對面、混合及電話會議均可使用。軟件機械人需要加入視像會議作為參與者，需要全體與會者同意，而且僅限所支援的平台，一旦對話移離螢幕便無法覆蓋。
Plaud Note Pro 的轉錄準確度如何？
準確度會因應音質、語速及會議室聲學環境而有所差異。在一般會議室環境並將裝置放於中央位置的情況下，轉錄準確度足以應付日常業務需要。完整原音亦會保留，方便核對逐字稿任何部分。
使用實體裝置錄音是否合法？
應先告知全體參與者，不同地區的錄音法規有所差異。將裝置放於顯眼位置，並在按下開始前告知在場人士正在錄音。受規管行業應先核實相關法例及公司政策。
混合會議是否適用？
可以。裝置會記錄室內對話，同時配合視像平台捕捉遠端與會者的聲音，毋須為視像部分另外設定。
