視像會議機械人只能記錄透過該平台進行的討論，面對面部分或混合形式中現場與會者的發言，則完全不在其覆蓋範圍。這篇文章說明如何用同一套裝置及流程，涵蓋各種會議記錄需要。
三種會議形式的記錄挑戰
視像會議可透過平台內置的機械人或錄影功能記錄，但機械人需要獲邀請加入，部分機構因保密考慮而不容許使用。面對面會議則完全在機械人覆蓋範圍以外，需要另一套實體方案。混合會議同時涉及現場及網上參與者，若只記錄視像部分，現場發言內容便會遺漏。
用同一套裝置涵蓋不同會議形式
實體記錄裝置可在任何場合直接錄音，不受平台或形式限制。Plaud Note Pro 平放於會議桌，配備 4 個 MEMS 麥克風，可同時捕捉現場發言者及電腦揚聲器播出的網上參與者聲音，適合混合會議使用。面對面會議則可直接放置於會議桌中央，收音距離可達 5 米。
不同會議形式的擺放建議
- 面對面會議：置於會議桌中央，平衡不同座位發言者的音量
- 視像會議：放置於電腦咪高峰旁，同步捕捉現場及網上參與者聲音
- 混合會議：置於能同時收錄現場發言及電腦揚聲器聲音的位置
- 電話通話：夾附於手機，啟用通話模式自動切換錄音方式
統一整理流程的好處
不論會議以哪種形式進行，錄音完成後同步至 Plaud App，均會透過相同的 Plaud Intelligence 生成逐字稿及摘要，確保不同會議記錄的格式及品質一致。團隊毋須因應會議形式切換不同工具，亦省卻學習多套系統的時間。
進行錄音前，應確保符合相關法律及取得在場人士同意。
常見問題
同一部裝置能否應付視像、面對面及混合會議？
可以。實體記錄裝置不受平台限制，只要能收錄到聲音來源，均可應用於不同會議形式，毋須因應會議類型更換工具。
混合會議中現場及網上發言者能否分辨？
具備發言者識別功能的裝置，會自動為不同發言者標註標籤，惟準確度視乎現場及電腦揚聲器聲音的清晰度而定。
視像會議機械人與實體裝置能否同時使用？
兩者可以並行使用，惟部分機構因保密政策而僅容許其中一種方式，建議因應機構規定選擇合適方案。
總結
視像、面對面及混合會議各有不同的記錄挑戰，實體裝置可用同一套流程涵蓋所有形式，並透過統一的轉錄及摘要引擎，確保會議記錄的格式及品質保持一致，省卻團隊因應形式切換工具的時間。
