高層團隊會議通常涉及策略方向、人事安排及財務決策等敏感內容，不少機構因保密考慮而禁止第三方視像會議機械人加入這類會議，令傳統記錄方式較難完整捕捉討論內容。
高層會議記錄的特殊考慮
與一般團隊會議不同，高層會議記錄除了需要準確捕捉討論內容，亦須留意資料保密及存取權限。視像會議機械人需要第三方伺服器處理錄音，部分機構因此而卻步；此外，高層會議亦經常以面對面形式進行，機械人根本無法涵蓋這類場合。
實體裝置如何處理高層會議記錄
Plaud Note Pro 是一款可平放於會議桌的實體裝置，錄音內容保留在裝置上，直至用家主動選擇處理，才會上傳作轉錄用途，過程毋須第三方機械人加入會議。裝置配備 4 個 MEMS 麥克風，可清楚捕捉多位高層發言內容，並自動識別不同發言者。
會議結束後，Plaud Intelligence 會自動生成結構化摘要及待辦事項，方便追蹤決策及分工，減省會後人手整理會議記錄的時間。
適合高層團隊會議的使用場景
- 機構因保密考慮，不容許第三方機械人加入視像會議
- 高層會議以面對面形式進行，需要涵蓋機械人無法處理的場合
- 需要清楚識別不同高層發言內容，方便日後查閱決策依據
- 會議涉及多項決策及跟進事項，需要結構化摘要協助追蹤
資料保安及存取權限
高層會議紀錄的資料保安尤其重要。錄音內容以 AES-256 加密標準保護，傳輸及儲存均採用業界通用的加密方式，且不會用作訓練 AI 模型。機構亦可自行制定內部政策，規定會議記錄的存取權限及保存期限，確保敏感內容僅限相關人員查閱。
進行錄音前，應確保符合相關法律及取得在場人士同意，涉及機密決策的內容，亦應遵循機構內部的資料處理政策。
常見問題
視像會議機械人能否處理高層會議紀錄？
視像會議機械人一般需要第三方伺服器處理錄音，部分機構因保密考慮而不容許使用；此外，機械人亦無法涵蓋面對面形式的高層會議。實體記錄裝置可在不依賴第三方機械人的情況下完整記錄會議內容。
錄音內容的私隱如何保障？
錄音會保留在裝置上，直至用家主動選擇處理才會上傳，資料傳輸及儲存均採用 AES-256 加密標準，且不會用作訓練 AI 模型。
能否只記錄部分敏感內容？
用家可自行決定錄音範圍及處理時機，例如僅在討論非機密事項時錄音，或於會議結束後手動刪除特定段落。
總結
高層團隊會議涉及敏感決策，記錄方式需要兼顧完整性及保密要求。實體裝置毋須第三方機械人加入，即可完整捕捉多人討論內容，並自動生成結構化摘要協助追蹤決策，配合機構內部的資料處理政策，可在保障私隱的前提下，妥善保留高層會議紀錄。
