一位分區顧問、一位理財顧問，以及一位真實犯罪作家，有什麼共同點？
他們的職涯都建立在深厚的專業知識、長期經營的人脈，以及隨時願意接起電話的投入之上。他們都是充滿企圖心、獨立自主的創業者，喜歡按照自己的方式經營事業。他們也都非常擅長對話。每天的行程排滿了客戶通話、談判、諮詢與訪談。
而且，他們真的都很需要一位行政助理。
Dave Williams 同時具備這三種身分。而他找到的助理，是一台只有信用卡大小的裝置。
一個人，兩門生意，零額外人事成本
Dave 住在亞利桑那州的 Surprise，經營 W3 Planning 已超過十年。這是一家土地分區盡職調查公司，為正在評估公寓大樓、工業用地、護理之家及其他商業購物中心的貸款機構，撰寫詳盡的法律報告。這份工作細緻、專業性極高。厚達兩英吋的案件資料夾並不少見，一份長達五頁的法規檢核表也很常見。
他的第二項事業則是財富管理顧問服務。Dave 是一位持有執照的獨立代理人，他的核心方式不是推銷，而是教育。每一場客戶會談大約一小時，而且沒有固定腳本。Dave 深知每位客戶都不同，因此他希望所有建議都能建立在每位客戶各自的需求之上。
在這兩門事業之間，Dave 幾乎一直都處於工作狀態。沒有朝九晚五這回事。如果客戶晚上八點想通話，他就會接。這正是他與眾不同的地方，但也讓行政工作的壓力變得永無止境。每一通電話都會產生待辦事項，每一場會議都會帶來需要落實的承諾。而多年來，Dave 一直都是手動追蹤這一切。
「幾百、幾百頁的筆記，」他說。「全部都是手寫的。」
為了找出更好的方法，Dave 開始接觸 Plaud。Plaud 還給了每一位個人創業者都極度缺乏的東西：時間。更少的行政負擔，更多可計費工時。繁瑣雜務變少了，但生意並沒有因此縮小。
從一通對話，到幾分鐘內完成客戶檔案
現在，Dave 的工作流程就像時鐘一樣精準：通話結束、按下生成、摘要出現、移到對應的專案資料夾，再下載一份工作版本存進客戶檔案。等到下一通電話開始時，上一通的內容早已完整整理完畢。
「這已經是我工作流程的一部分了，」他帶著熟練而篤定的語氣說。這不是一個他得提醒自己去做的步驟，而是一個一旦忘了做就會立刻察覺的步驟。
為了讓所有工作井然有序，Dave 會把每段對話都存進資料夾中。每個專案都有自己的資料夾，裡面放有錄音、摘要，以及支撐每一項決策的相關紀錄。在財富管理領域，每一個決定背後都需要有合規軌跡：談了什麼、建議了什麼、以及為什麼在當下對那位客戶來說是適合的。
「事情不是我把勾打上就結束了，」Dave 說。「背後其實還有很多資料需要補齊。」而 Plaud 能在幾分鐘內產出這些資料，而不是花上好幾個小時。
在日常任務管理上，Dave 還建立了一個自訂模板，做一件非常具體的事：把他口述的筆記自動整理進不同優先順序的分類、分配時間估算，並計算出整天總工時。
「我可以直接說：『今天要和客戶開會談財務，一小時。』它就會自動把內容放進正確欄位，」他解釋。
這個模板會產出一份依類別整理的待辦清單、每個分類的總時間，以及整體每日工時預估。之後他再把它放進 Word 文件中列印出來——有些事用紙筆完成還是更好，例如在待辦事項前面打勾。
對於更長期、更複雜的專案，Dave 也建立了自訂 GPT，並把 Plaud 生成的內容作為原始素材，用來追蹤目前進度以及下一步要做什麼。這些錄音，成了數週甚至數月案件工作之間的重要連結。
在實務現場中，曾有一位 Dave 的分區顧問客戶與某位主管機關官員發生法規爭議。Dave 只打了一通電話，透過 Plaud 錄下內容，幾分鐘內就把逐字稿與摘要交到客戶手上，作為保護與佐證。
「能夠立刻把這樣的內容轉成逐字稿，然後馬上寄出去保護我的客戶，」他說，「那真的太棒了。」
不必等回到辦公桌前，不必再憑記憶重建對話內容，也不必慌張地去找佐證。那通電話本身，就成了正式紀錄。
用 Plaud 寫一本真實犯罪小說
還有那本書。
Dave 現在已經完成了一半，正在撰寫一本關於他親自偵破謀殺案的真實犯罪作品。那是一宗發生在 1960 年代亞利桑那州 Scottsdale 的案件，而 Dave 正是在那裡長大的。
一位名叫 Marion Robinson 的年輕母親失蹤，最後她的遺體在一條廢棄運河中被發現。所有線索都指向同一個人，但始終沒有確鑿證據。這起案件曾震撼整個社區，也成為偵探們長年揮之不去的陰影，最終成為懸案。
「如果用一句話形容，到最後真的很像《人魔》那種感覺，」他如此描述這起兇案。
多年後，Dave 因工作關係而接觸到這起案件。原本只是研究，最後卻演變成一場更深的調查——深入那些被掩蓋、被埋沒，或只是被時間遺忘的細節。
當年的警方報告全都是手寫的，年代久遠，幾乎不可能透過傳統方式數位化。於是 Dave 把它們一頁頁唸進 Plaud，並為輸出建立一個自訂模板，把 1960 年代紙上的筆跡，轉換成可搜尋、結構化的數位文字。
「我真的盡可能發揮創意去使用它，」他說。
我們當初並不是特別為冷案研究打造 Plaud，但我們確實是為了幫助人們記錄、處理並整理真實世界中的脈絡資訊，再把這些內容轉化為可用資料，進而支持以知識為核心的工作。
在車上自動生成的每日待辦清單
大多數人最好的思考時刻，其實不在辦公桌前。Dave 更是如此。
每天早晨開車時，他會按下錄音，開始把一整天的事情講出來：優先順序、時間預估、該打給誰、要追蹤什麼。七分鐘，全部都被完整記錄下來。
「我會把 Plaud 產出的筆記丟進 Word，稍微調整格式，再把它列印出來，」他解釋。
從車上的一段語音筆記，到辦公桌上一份已分類、已估時的待辦清單——每天早上，在第一通電話開始前，這一切都已經準備好了。
「我的腦袋本來就是這樣運作的，」他說。「想法會一直跳來跳去。」
Plaud 不會要求他放慢速度，也不要求他線性思考。它只是捕捉他真正工作的方式，然後再把內容整理成他能實際使用的形式還給他。
時間與腦力空間：最直接的投資報酬
當被問到 Plaud 真正改變了什麼時，Dave 幾乎沒有任何遲疑。
「就是省下來的時間、減輕的腦力負擔，還有它真的就是我的 AI 助手。」
對一位同時經營兩門面向客戶事業的人來說，這筆帳其實很簡單。Plaud 每替他省下一分鐘文書時間，就多給他一分鐘可以投入可計費工作。每少一次憑記憶重建通話內容，他就能更快服務下一位客戶。
「這就是我的行政助理，」他說。「它幫我做筆記、給我待辦清單、任務和管理，所有這些事情都是它在處理。」
大多數時候，Dave 的 Plaud Note Pro 都貼在手機背後，隨時待命。若情境需要更低調或更免持的方式，他就把 NotePin 夾在西裝翻領上，讓它自然運作。
他仍然保留紙本日程本，也還是會手寫記錄，但那些過去得花上數小時完成的重度整理工作，如今只需要幾分鐘。而他的事業也繼續按照他原本打造的方式運作：獨立、高效、按自己的節奏前進。
想進一步了解 Dave 的工作，可前往 w3planning.org；若想追蹤他即將出版的真實犯罪作品，可瀏覽 boundbysecrets.com。
